La crise sanitaire a fortement impacté notre quotidien, qu’il soit privé ou professionnel. Les mesures restrictives instaurées par le gouvernement compliquent la tenue d’assemblées générales.
Dans ce contexte, le législateur s’est retrouvé contraint de devoir aménager le dispositif, ce qu’il a fait par l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020. Les nouvelles règles en vigueur dématérialisent la procédure de réunions des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entité dépourvus de la personnalité morale de droit privé.
Ces dispositions dérogatoires ont été reconduites jusqu’au 31 juillet 2021 par décret n° 2021-255 du 9 mars 2021.
- Qui peut bénéficier du dispositif ?
Comme cité plus haut, le dispositif dérogatoire concerne les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.
L’article 1er de l’ordonnance vise l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé et notamment les :
- Sociétés civiles et commerciales
- Masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers
- Groupements d’intérêts économiques et les groupements européens d’intérêt économique
- Coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles
- Sociétés d’assurance mutuelle
- Sociétés de groupe d’assurance mutuelle
- Instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale
- Caisses de crédit municipal et caisse de crédit agricole mutuel
- Les fonds de dotation
- Les associations et les fondations
Cette liste est non exhaustive.
- Quelles réunions sont concernées ?
Le législateur a précisé au sein de son rapport au Président de la République[3] les réunions couvertes par les dispositions de l’ordonnance.
2.1. Les assemblées
Ce régime vise toutes les assemblées, notamment :
- Les assemblées générales des actionnaires
- Les assemblées générales des associés (AGO ou AGE ou AGOA)
- Les assemblées spéciales
- Les assemblées des masses
2.2. Les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
Le dispositif concerne également les organes collégiaux, tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillance et directoires.
- Combien de temps est valable le dispositif ?
Conformément à l’article 1er du décret n° 2021-255 du 9 mars 2021, ces mesures dérogatoires s’appliquent aux réunions prévues jusqu’au 31 juillet 2021.
- Quelles sont les mesures ?
4.1. La convocation postale n’est plus obligatoire
La convocation d’une assemblée peut être réalisée autrement que par voie postale dès lors que cette mesure est justifiée par des circonstances extérieures à la société. L’article 2 de l’ordonnance exclut toute possibilité de nullité.
4.2. Le droit d’information est dématérialisé
Les modalités de réponse aux demandes d’information ou de communication de documents préalables à la tenue des assemblées par les membres ont été adaptée afin de permettre les transmissions par voie dématérialisée lorsque cela est possible.
Ainsi, aux termes de l’article 3, la communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande de communication l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
4.3 Les AG peuvent avoir lieu à huis clos …
Lorsqu’une mesure administrative limite ou interdit les déplacements et/ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires et fait « obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres », l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider qu’elle se tient sans que les personnes ayant le droit d’y assister ne soient présent physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans un tel cas, les membres devront participer et voter par tout autre moyen prévu par les textes qui régissent l’assemblée ou le cas échéant par l’ordonnance.
4.4. … ou par visioconférence
L’article 5 de l’ordonnance étend le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication permettant l’identification des participants pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’était pas possible en l’autorisant exceptionnellement.
Une clause contraire des statuts ne peut pas faire obstacle à la mise en œuvre de ce dispositif.
L’installation des outils doit permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations et transmettre la voix des participants.
Ces modalités sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.
4.5 La consultation écrite peut-être imposée pour les décisions relevant de la compétence des assemblées
L’article 6 de l’ordonnance permet à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire d’imposer la consultation écrite pour les décisions relevant de la compétence des assemblées.
Une clause contraire des statuts ne peut faire obstacle à la mise en œuvre de ce dispositif.
En outre, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut imposer aux membres d’adresser leur réponse par message électronique.
Il conviendra d’adresser aux membres par écrit, le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à leur information. Le courrier devra indiquer le délai dans lequel les membres doivent faire part de leur réponse.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire.
Ces modalités sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.
Attention, ce dispositif n’est pas applicable aux sociétés cotées.
4.6 Le vote par correspondance peut être décidé par l’organe compétent pour convoquer
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider d’un vote par correspondance conformément à l’article 6-1 de l’ordonnance.
Une clause contraire des statuts ne peut faire obstacle à la mise en œuvre de ce dispositif.
La décision incombe à l’organe compétent pour réunir l’assemblée ou à son délégataire sauf à ce que le vote par correspondance soit de droit pour les membres de l’assemblée.
Les membres de l’assemblée devront, au préalable, recevoir, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à leur information précisant la date limite de réception des bulletins de vote.
- Condition de mise en œuvre
La mise en œuvre de ces modalités dérogatoires de réunion et de vote de l’assemblée est conditionnée à la délivrance d’une information complète et éclairée des participants à l’assemblée et des personnes susceptibles d’y assister sur les décisions prises.
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